Muitos gestores, especialmente no início de suas atividades, enfrentam dificuldades na gestão financeira de seus negócios, e isso se deve à falta de conhecimento sobre os princípios básicos de administração financeira, como custo e despesa. Continue lendo para saber mais sobre os conceitos, suas distinções e como gerenciá-los no dia a dia do empreendimento.
Custo e despesa: tem diferença?
Custos englobam todos os itens necessários para a produção de um serviço, como matérias-primas, mão de obra e depreciação de equipamentos, entre outros. Alguns exemplos são itens essenciais para o funcionamento da empresa, por exemplo, internet, água e luz, podendo ser classificados como fixos ou variáveis.
As despesas, por outro lado, são os gastos necessários para a administração de um negócio, incluindo contas recorrentes que a empresa deve pagar mensalmente. Por exemplo, salários, aluguel e materiais de escritório. Embora as despesas geralmente sejam fixas, seus valores podem variar de um mês para outro.
A distinção fundamental entre esses conceitos é que os custos estão diretamente ligados ao produto ou serviço da empresa, enquanto as despesas estão relacionadas à manutenção das operações.
Como fazer uma gestão desses fatores?
Manter um controle eficiente de custos é essencial para a saúde financeira de uma empresa. Pois, caso contrário, os resultados planejados são comprometidos e a produtividade pode cair.
Uma boa gestão de custos exige disciplina e organização, havendo responsáveis por analisar continuamente os procedimentos financeiros e detalhá-los em planilhas e registros organizados, além de identificar oportunidades de investimento para promover o crescimento sustentável da empresa.
Algumas práticas importantes para isso são:
Registre e categorize todo custo e despesa: uma gestão de custos eficaz exige que o gestor tenha organização e seja capaz de identificar todos os custos e despesas envolvidos nas operações do negócio. Assim, como vimos, custos estão ligados à produção, podendo dividir-se em fixos e variáveis, e despesas são gastos relacionados a atividades administrativas.
Análise do gasto de capital estabelecendo metas para a redução de custos e despesas: para gerenciar eficientemente suas finanças, é crucial entender a demanda financeira da sua empresa. Por isso, defina metas específicas de economia e monitore regularmente o progresso em relação a essas metas. Certifique-se de que as metas sejam realistas, mensuráveis e ajustáveis conforme necessário.
Envolva a equipe: garantir o engajamento dos colaboradores nas ações de gerenciamento de custos é fundamental para definir estratégias eficazes e alcançar os objetivos estabelecidos.
Automatize processos: processos manuais estão mais sujeitos a erros e retrabalho, resultando em uso excessivo de matéria-prima e maior tempo de execução. Ao adotar sistemas que automatizam o fluxo operacional, o gestor pode reduzir perdas na produção, otimizar a utilização dos recursos e diminuir os custos do negócio.
Mantenha o processo de controle de custos e despesas atualizado: para garantir consistência, é importante medir e comunicar os resultados à equipe regularmente. O gerenciamento financeiro deve ser uma responsabilidade contínua, não uma tarefa esporádica. Por isso, evite que a equipe retome práticas inadequadas monitorando os resultados e atualizando processos sempre que necessário.
Conte com ajuda especializada: consultores financeiros e contábeis estão preparados para fazer registros e análises com eficiência e agilidade. Dessa forma, possibilitando um controle mais preciso de todos esses processos.
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